Vì sao bạn nên lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng?

phần mềm quản lý nhà hàng

Chắc chắn khi kinh doanh bất kỳ lĩnh vực nào không chỉ riêng nhà hàng, bạn đều muốn mở rộng quy mô nhà hàng của mình chứ không chỉ dừng lại ở một quán ăn nhỏ. Tuy nhiên, quy mô càng lớn thì càng có nhiều thách thức đặt ra cho người chủ, mà trong đó cái lớn nhất chính là việc quản lý sao cho ổn thỏa, từ chi phí, nhân viên, món ăn, kho nguyên liệu, cơ sở vật chất… Đó chính là những lý do chính để người ta viết ra các phần mềm quản lý nhà hàng nhằm giúp người chủ đơn giản hóa mọi công việc chỉ trong một công cụ. Bài viết dưới đây sẽ nêu rõ hơn lý do chi tiết vì sao bạn nên chọn sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng.

Phục vụ khách hàng chuyên nghiệp hơn

Với những nhà hàng có quy mô lớn, lượng khách một ngày ra vào có thể lên đến mấy trăm, hoặc gần cả nghìn khách. Đi kèm đó là số lượng món ăn được đặt rất khác nhau, cũng như có những yêu cầu riêng, điều đó rất dễ khiến người ghi món bị nhầm lẫn, gây nên sự thất vọng nơi khách hàng. Để hạn chế vấn đề đó, phần mềm quản lý nhà hàng sẽ có trang bị tính năng gọi món, khách hàng chỉ việc sử dụng máy tính bảng hoặc điện thoại để chọn món mình cần, thêm ghi chú vào mục tùy chọn cho những yêu cầu đặc biệt. Sau đó mọi thông tin sẽ được gửi đến quầy quản lý, họ sẽ gửi thông tin đến quầy bếp để chuẩn bị món ăn. Sau khi món ăn được hoàn thành thì sẽ có tín hiệu trên phần mềm thông báo, người phục vụ chỉ việc lấy và mang đến cho khách hàng hoặc đem ship. Bên cạnh đó với thông tin đã được lưu sẵn trên phần gọi món, người thu ngân sẽ tính tiền và xuất hóa đơn dễ dàng hơn. Việc trang bị phần mềm lẫn các thiết bị công nghệ cũng sẽ khiến khách hàng cảm thấy sự chuyên nghiệp và chịu đầu tư của nhà hàng.

Quản lý mọi công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn

Phần mềm quản lý nhà hàng với nhiều tính năng khác nhau
Phần mềm quản lý nhà hàng với nhiều tính năng khác nhau

Đây có lẽ là một trong những mục đích được ưu tiên khi người chủ nhà hàng trang bị phần mềm quản lý. Đa phần các phần mềm quản lý nhà hàng hiện nay đều được tích hợp đa chức năng, bao gồm quản lý kho nguyên liệu, quản lý cơ sở vật chất, quản lý điện nước, gọi món, thanh toán, xuất hóa đơn, tổng kết chi phí và doanh thu… Với khả năng xử lý lượng dữ liệu lớn, có thể xử lý nhiều loại dữ liệu cùng một lúc, tích hợp đa dạng các tính năng và cho phép phân quyền hay thêm người dùng vào để xem số liệu, đó chính là ưu điểm nổi bật nhất của phần mềm giúp công việc giải quyết được nhanh chóng, đồng bộ và tiết kiệm thời gian. Đây chính là giải pháp giúp giảm thiểu tối đa áp lực công việc cho nhân viên, từ đó việc thực hiện công tác chuyên môn luôn đạt hiệu quả tốt nhất, và họ sẽ có nhiều thời gian cho việc nghiên cứu nâng cao hay tìm tòi các đề xuất kinh doanh phát triển nhà hàng.

Giảm thiểu rủi ro, sai sót trong công việc

Một điều mà bất cứ nhà quản lý hay chủ nhà hàng nào cũng không mong muốn là sự sai sót trong công việc, mà nó có thể là sai sót thông tin khách hàng, thất thoát về số lượng nguyên liệu, sai sót về doanh thu, sai sót về ngày bảo trì cơ sở vật chất… Dù con người có ưu tú và cẩn thận đến mức nào thì việc sai sót là điều không thể tránh khỏi, nó có thể xảy ra bất cứ lúc nào bởi trên giấy tờ thông thường việc ghi chép lại hoàn toàn không được chính xác. Bạn có thể khắc phục khuyết điểm này nhờ phần mềm quản lý bán hàng. Việc nhập dữ liệu ngay tại thời điểm xử lý công việc (doanh thu, chi phí, số lượng nhập hàng…) sẽ hạn chế tối thiểu những sai sót khi bạn phải ghi chú trên giấy tờ sau đó nhập lại vào máy tính. Hơn nữa với tính năng tự động tính toán, thống kê hay thậm chí sửa lỗi sai, phần mềm quản lý nhà hàng sẽ đưa những sai sót thường gặp về mức tối thiểu. Ngoài ra, phần mềm còn là giải pháp nhằm bảo đảm tính chính xác, đồng nhất cho hệ thống dữ liệu nhập vào ở mỗi bộ phận lẫn người quản lý cấp cao, nhờ đó việc thông tin xuất ra không tương đồng sẽ bị hạn chế lại.

Tiết kiệm nhiều chi phí, tăng lợi nhuận

Nghe có vẻ hơi ngược đời nhưng thật ra rất có cơ sở. Hay tưởng tượng vận hành nhà hàng như bạn đang sở hữu một chiếc xe, nếu không nâng cấp, dù chiếc xe đó có tốt đến đâu thì nó cũng sẽ có giới hạn nhất định. Việc trang bị phần mềm quản lý nhà hàng giống như công cuộc đầu tư nhỏ để đem lại kết quả lớn. Phần mềm sẽ đảm nhận nhiều chức năng khác nhau trong nhà hàng mà không cần quá nhiều nhân lực, từ đó bạn sẽ tiết kiệm được chi phí tuyển dụng khá đáng kể. Việc sai sót và rủi ro được giảm thiểu đến mức thấp nhất cũng đồng nghĩa chi phí phát sinh sẽ giảm xuống, nguồn vốn sẵn có sẽ dồi dào, tỷ lệ xoay vòng vốn cũng nhanh hơn. Hơn hết, áp dụng phần mềm sẽ giúp cải thiện quy trình vận hành và phục vụ khách hàng, giúp bạn có thời gian chăm sóc khách hàng, khiến họ hài lòng và thu hút nhiều khách hơn. Tất cả những yếu tố trên sẽ đẩy lợi nhuận nhà hàng lên cao. Điều này cũng giống như việc bạn sở hữu một web nhà hàng nó cũng mang lại cho bạn những giá trị to lớn hơn và giúp bạn phát triển tốt hơn.

Tăng tính bảo mật thông tin

Bạn đang sở hữu chuỗi nhà hàng lớn cùng hàng trăm nhân viên, mỗi người đảm nhận một công việc khác nhau. Vậy liệu bạn đã có phương án phòng ngừa số liệu kinh doanh hoặc kế hoạch kinh doanh của nhà hàng trong tương lai không bị rò rỉ hay không? Và sẽ như thế nào nếu chẳng may một nhân viên hoặc chính bản thân bạn lại đánh mất dữ liệu, vậy việc quản lý và vận hành sẽ bị khựng lại, cũng như bộ máy không thể hoạt động trơn tru vì thiếu đi một con ốc? Phần mềm quản lý nhà hàng sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề đó. Hầu hết các phần mềm hiện nay đều có chức năng phân quyền và công việc đa dạng, do đó bạn chỉ cần phân công đúng khối lượng công việc theo vai trò và chức vụ của nhân viên đó, và tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ và gửi về tài khoản admin của người chủ nhà hàng. Điều này giúp nhà hàng hạn chế việc bị “rò rỉ” dữ liệu kinh doanh ra bên ngoài, đặc biệt là các kế hoạch phát triển trong tương lai. Bên cạnh đó, dữ liệu trên phần mềm không dễ dàng mất đi như bạn lưu file Excel hay PowerPoint. Không có tài khoản và mật khẩu, sẽ không ai có thể xâm nhập để mà cướp đi nó. Nếu chẳng may dữ liệu bị xóa đi thì các phần mềm hiện nay đều có trang bị tính năng “sao lưu”, bạn có thể tải bản sao về, hoặc nhờ bộ phận kỹ thuật của đơn vị phát hành phần mềm hỗ trợ.

Nâng cao bảo mật thông tin
Nâng cao bảo mật thông tin

Có thể quản lý từ xa

Việc kinh doanh nhà hàng không phải lúc nào cũng ngồi yên một chỗ như nhân viên văn phòng, đặc biệt đối với những người chủ nhà hàng sở hữu nhiều chi nhánh rộng khắp toàn quốc. Việc đi công tác là việc thường xuyên của một một người quản lý hay người chủ doanh nghiệp, hay thậm chí bạn không thể mang cả laptop cồng kềnh đi theo trong kỳ nghỉ phép để quản lý công việc trong khi không phải nơi nào cũng có kết nối Internet cho bạn. Giải pháp hoàn hảo là hãy sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng để quản lý công việc từ xa. Hầu hết các phần mềm hiện nay đều có phiên bản ứng dụng, có thể sử dụng trên tất cả các thiết bị thông minh như smartphone hay máy tính bảng. Bạn có thể dễ dàng quản lý công việc một cách linh hoạt bất cứ nơi nào, chỉ với một thiết bị tiện dụng cùng kết nối 3G/4G có sẵn. Không chỉ riêng bản thân bạn, mà ngay cả các nhân viên quản lý nhà hàng hay những người làm công việc trực thuộc khối văn phòng, họ vẫn thoải mái xin nghỉ phép nhưng vẫn dễ dàng giải quyết các phát sinh đột xuất bằng cách kiểm tra ứng dụng quản lý. Khi công nghệ ngày càng phát triển và sự linh động về nơi làm việc ngày càng gia tăng, bạn hãy tận dụng ưu điểm vượt trội này của phần mềm quản lý nhà hàng để tạo điều kiện làm việc thuận lợi nhất cho chính bản thân và nhân viên của mình.

Việc trang bị phần mềm quản lý nhà hàng là điều thực sự cần thiết, do những lợi ích kể trên nhằm giúp nhà hàng phát triển lâu dài. Hy vọng bạn sẽ có nhiều thông tin hữu ích qua bài viết này.