Trong các lĩnh vực kinh doanh nói chung và các cửa hàng bán hàng nói riêng, việc thiết lập kho hàng là một yếu tố quan trọng hàng đầu đồng thời nó cũng có vai trò quyết định quy mô, hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Chính vì lý do đó, dù cho bạn mới kinh doanh hay kinh doanh lâu đời cũng đều không thể thiếu kho hàng. Vậy nên hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu rõ hơn về kho hàng cũng như các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả mới nhất hiện nay giúp đem lại hiệu quả cao cho công việc kinh doanh của bạn.
1. Quản lý kho hàng là gì?
Quản lý kho hàng (Warehouse Management) được biết đến là tổng hợp các công việc liên quan đến việc tổ chức, sắp xếp, bảo quản, theo dõi, lưu trữ nhằm cập nhật, kiểm tra thường xuyên tình trạng sản phẩm, hàng hóa có trong kho một cách cụ thể và chính xác cao. Ngoài ra nhờ có hoạt động quản lý kho hàng mà các chủ doanh nghiệp có thể thuận tiện trong việc cập nhật nhanh chóng, kịp thời tình hình buôn bán, kinh doanh cũng như chất lượng sản phẩm, các loại hàng hoá bán ra hay tồn lại, lưu trữ.
2. Tại sao cần quản lý kho hàng:
– Căn cứ vào việc quản lý giúp chủ kinh doanh lên được các kế hoạch cụ thể, thúc đẩy quản lý kho hàng hiệu quả, hữu dụng nhằm cân đối giữa việc xuất và vận chuyển hàng trung quốc hợp lý với số lượng vừa đủ, tránh việc hàng hoá nhập quá ít không đủ bán hay nhập quá nhiều dẫn đến tồn đọng hàng cũ quá nhiều. Từ đó giúp đảm bảo sự liên tục và ổn định hàng hoá trong quá trình hoạt động sản xuất cũng như phân phối hàng hóa trên thị trường.
– Việc quản lý nếu được tiến hành liên tục, thường xuyên và có logic, khoa học nó còn giúp tăng cường thêm sự đảm bảo an toàn trong việc bảo quản hàng hóa, đồng thời tận dụng tốt, hiệu quả cơ sở vật chất, không những giúp tiết kiệm chi phí đầu tư ban đầu mà còn giúp doanh số, doanh thu của doanh nghiệp tăng lên đáng kể về lâu dài trong tương lai.
– Bảo quản hàng hóa tốt hơn đảm bảo chất lượng như ban đầu: Nếu hàng hóa, sản phẩm của doanh nghiệp bạn không được bảo quản một cách cẩn thận, an toàn nhất là các mặt hàng dễ vỡ, dễ hư hao, ẩm mốc (như thuốc, dược liệu…), mối mọt ( như nông sản, thực phẩm…), dễ hỏng từ đó dẫn đến hậu quả tổn thất khá lớn cho cửa hàng, doanh nghiệp của bạn.
– Giúp cho việc bán hàng đạt hiệu quả cao: nếu bạn áp dụng các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả, đúng cách sẽ là một trong những lợi thế hàng đầu giúp cho công việc buôn bán, kinh doanh của doanh nghiệp, cửa hàng bạn, dễ dàng đáp ứng được các nhu cầu về hàng hóa cho khách hàng, từ đó tránh được các nguy cơ như cháy hàng, hết loại hàng này loại hàng kia. Ngoài ra, dựa vào các số liệu quản lý như vậy giúp các chủ doanh nghiệp, cửa hàng có thể thuận lợi vạch ra được những chiến lược kinh doanh hấp dẫn, thu hút như giảm giá, tặng quà, khuyến mãi, mua số lượng lớn…thông qua các số liệu thống kê doanh số bán ra.
– Khi bạn kết hợp quản lý hàng kèm với các công việc như phân loại hàng hóa, sắp xếp theo nguyên tắc FEFO, FIFO, dễ dàng theo dõi thông tin sản phẩm trên nhãn giúp chủ cửa hàng có thể cập nhật tình trạng sản phẩm và có cách bảo quản hàng hóa tốt hơn. Bởi nếu bảo quản tốt sẽ tránh được tình trạng các sản phẩm bị rơi vỡ, hư hỏng, ẩm mốc hay hết hạn sử dụng, thông qua đó giúp doanh nghiệp giảm được tối đa các tổn thất không mong muốn trong kinh doanh.
– Tránh được việc sản phẩm tồn kho nhiều: Ai cũng muốn khi kinh doanh có thể giảm được số lượng hàng tồn càng nhiều càng tốt. Thế nên nếu bạn có các phương pháp quản lý kho hàng hợp lý bạn có thể hạn chế tối đa các vấn đề như: hàng lỗi bị đổi trả, hàng mất tem nhãn, hàng bị bỏ quên, bị quá hạn sử dụng… Do đó, việc xoay vòng sản phẩm là rất cần thiết để giúp tránh việc để hàng hóa tồn kho với số lượng quá lớn, giúp tránh được những trường hợp nêu trên và đồng thời không gây ảnh hưởng gì đến lợi nhuận, doanh thu của cửa hàng.
– Tiết kiệm được chi phí: đây được xem là một trong số những lợi ích thiết thực mà việc quản lý kho hàng hiệu quả đem lại cho các chủ doanh nghiệp, cửa hàng. Bởi nó giúp các chủ cửa hàng biết các thông tin liên quan đến các mặt hàng sản phẩm, nắm bắt biết được sản phẩm nào đang bán chạy để có các chiến lược thúc đẩy lấy hàng thêm và biết sản phẩm nào bán chậm, có khả tồn đọng lớn để áp dụng các chiến lược giảm giá, khuyến mãi. Từ đó giúp chủ cửa hàng, chủ doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản chi phí đáng kể phải bỏ ra cho việc mua, lấy hàng và việc bảo quản sản phẩm, hàng hóa.
– Hiện nay có một số công ty viết phần mềm chuyên nghiệp có thể cung cấp phần mềm quản lý kho hàng tốt nhất dành cho doanh nghiệp của bạn. Với chi phí cũng không quá đắt đỏ mà hiệu quả từ phần mềm quản lý kho mang lại cho bạn là rất lớn, với việc tìm đến các công ty lập trình phần mềm thì hiệu quả chắc chắn sẽ tốt và tiết kiệm hơn rất nhiều so với việc làm thủ công.
3. Bốn phương pháp giúp quản lý kho hàng hiệu quả mới nhất:
3.1. Quy hoạch, phân chia kho theo từng khu vực riêng biệt:
Theo khảo sát cho thấy việc quản lý kho hàng theo cách quy hoạch, phân chia kho lưu trữ theo từng khu vực nếu như triển khai, áp dụng từ những bước đầu như là một phần mềm quản lý đào tạo nhân viên. Điều này sẽ đem lại hiệu quả tốt hơn, tránh mất thời gian không đáng khi phải sắp xếp, soạn hàng, tìm kiếm và tránh được việc lãng phí không gian để hàng về sau. Vậy nên các hàng hóa cần được bố trí một cách khoa học, logic, gọn gàng theo từng khu vực riêng, dựa theo các đặc tính hàng hóa cũng như tần số, số lượng xuất nhập hàng.
Nói một cách cụ thể hơn đó là khi bạn sắp xếp các mặt hàng, sản phẩm cố định, có hạn sử dụng lâu, điều kiện bảo quản không yêu cầu cao bạn có thể bố trí nó ở các vị trí kiên cố, ít di chuyển như ở phía trong hoặc trên các tầng cao, còn đối với các mặt hàng thường xuyên di chuyển, sắp xếp kiểm tra, xuất nhập thì nên được đặt ở các vị trí tầng thấp, gần cửa ra vào. Đặc biệt lưu ý với các mặt hàng đặc biệt như: thực phẩm, hàng dễ hư hỏng, dễ ẩm mốc hay các hàng có yêu cầu bảo quản đặc biệt cần bố trí ở riêng một khu vực. Hơn thế đó là các mặt hàng hóa chất, dễ cháy nổ, nguy hiểm cần để ở vị trí riêng biệt, tách riêng các khu khác kèm các thiết bị xử lý cần thiết khi có sự cố để không làm ảnh hưởng nhiều đến chất lượng, tuổi thọ của các loại hàng khác,…
Nghiên cứu các cách bố trí, tổ chức quản lý kho hàng chuyên nghiệp, hợp lý bao gồm việc thiết kế kích thước, vị trí lối đi sao cho thuận tiện nhất để các thiết bị nâng đỡ, xe đẩy để có thể tiếp cận, di chuyển hàng hóa một cách dễ dàng. Kèm theo đó giúp thiết lập được sơ đồ bố trí làm căn cứ dán thêm các bảng chỉ dẫn chi tiết giúp các bộ phận khác có thể tiếp cận nhanh chóng, xử lý ngay khi cần. Đây cũng là cách thức mà nhiều kho hàng bên Trung Quốc của nhiều đơn vị nhập hàng Trung Quốc như Võ Minh Thiên sử dụng để có thể có khả năng sắp xếp, vận chuyển hàng về Việt Nam với số lượng lên đến hàng trăm tấn mỗi ngày.
3.2. Mua phần mềm quản lý kho hàng:
Nếu như bạn buôn bán cửa hàng nhỏ lẻ thì chỉ cần sử dụng các phần mềm hỗ trợ cơ bản như Microsoft excel để hỗ trợ việc quản lý số lượng hàng bán ra và tồn kho. Tuy nhiên hiện nay đối với các công ty, doanh nghiệp lớn với số lượng hàng hóa nhiều, đa dạng mẫu mã, chủng loại, kích cỡ và có hàng trăm, hàng ngàn mã hàng khác nhau mà nếu chỉ dùng bảng tính excel thôi thì sẽ mất rất nhiều thời gian mà hiệu quả đem lại thấp. Chính vì lý do này khi bạn muốn kinh doanh lâu dài, quy mô vừa và lớn bắt buộc bạn cần phải đưa ra cho mình các phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả, khoa học hơn và đồng thời có tính tự động hóa việc cập nhật và độ chính xác cao hơn.
Với nền công nghiệp hóa, hiện đại hóa như hiện nay không thiếu các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho hàng đa dạng khác nhau trên thị trường. Ngoài ra bạn nên sử dụng thêm phần mềm quản lý vận tải để làm cho việc quản lý kho hoàn hảo hơn. Khi sử dụng các phần mềm giúp người dùng được hỗ trợ chi tiết, chính xác, hiệu quả cao trong việc kiểm soát việc xuất nhập sản phẩm từ kho, số lượng bán ra, tồn kho, thông tin hàng hóa, số lượng, tình trạng hàng trong kho để có kế hoạch dự kiến cho đợt lấy hàng tiếp theo. Tuy nhiên chi phí bỏ ra để mua phần mềm có thể sẽ khá cao thế nên bạn cần tìm hiểu kỹ lưỡng, so sánh các tính năng, ưu điểm và giá cả giữa các loại khác nhau từ nhiều nguồn cung cấp để có thể chọn ra được một phần mềm quản lý kho ưng ý, hài lòng nhất.
>>> Xem thêm top 5 phần mềm quản lý bán hàng <<<
3.3. Kiểm tra, theo dõi kho thường xuyên:
Theo như nghiên cứu cho thấy tần suất kiểm tra hàng hóa trung bình trong kho được đề xuất là 3 tháng/lần hoặc có thể 6 tháng/lần. Nếu quy mô kho của bạn nhỏ thì việc quản lý kho hàng cũng đơn giản, nhanh chong hơn nhưng nếu kho hàng càng lớn thì yêu cầu về thời gian và nhân lực cũng cần nhiều hơn khoảng 2-3 người/ 1 lần/ vài ngày. Trong trường hợp nếu cửa hàng, doanh nghiệp của bạn có điều kiện về nhân lực hơn có thể tiến hành kiểm tra thường xuyên hơn giúp đem lại quản lý kho hàng hiệu quả hơn
Một số lưu ý khi kiểm tra, theo dõi hàng hóa đó là bạn nên tiến hành rà soát, kiểm tra, theo dõi theo từng khu vực riêng, theo từng nhóm hàng riêng để tránh việc thiếu sót, mất thời gian hơn.Việc kiểm tra hàng hóa bao gồm việc: Kiểm tra số lượng hàng hóa có đủ hay không, chất lượng hàng hóa có bình thường như ban đầu không (có bị hư hỏng, ẩm mốc, móp méo, rách bao bì,…hay không?), kiểm tra hạn dùng còn lâu không, nếu còn vài tháng nữa hết hạn cần có kế hoạch xả bán kịp thời. Kiểm tra các yêu cầu bảo quản tại kho hàng (ẩm ướt, dột, chuột, mối mọt, côn trùng, kệ hàng rỉ sét,…), kiểm tra các thiết bị bảo quản (máy lạnh, quạt, ẩm kế, nhiệt kế, thiết bị báo cháy, bình chữa cháy…)…Với mục đích dựa trên các kết quả kiểm tra các chủ doanh nghiệp, người quản lý có các biện pháp xử lý hoặc khắc phục kịp thời khi có sự cố.
3.4. Quản lý kho hàng hóa thông qua thẻ kho/sổ lưu kho:
Thẻ kho được thiết kế là một loại giấy tờ dùng để kiểm tra, theo dõi số lượng của các loại hàng hóa khác nhau. Các nội dung được thể hiện trên thẻ kho bao gồm: các thông tin liên quan đến hàng hóa (tên hàng, loại hàng, mã ký hiệu…), số lượng, thời gian (ngày, giờ) của mỗi lần nhập vào hay xuất đi, số lượng hàng hóa còn tồn trong kho. Kèm theo đó có chữ ký xác nhận trên mẫu thẻ kho của những người chịu trách nhiệm trực tiếp (giám đốc, thủ kho, kế toán, nhân viên giao nhận,…).
Vì số lượng, mẫu mã, loại hàng của hàng hóa thay đổi liên tục vậy nên thẻ kho cũng phải được cập nhật thường xuyên nhằm giúp số liệu được thống nhất. Theo như quy định của bộ tài chính các doanh nghiệp sử dụng mẫu thẻ kho với tần suất nhập hay xuất hàng nhiều thì thẻ kho sẽ được đóng thành quyển được gọi là sổ kho. Đặc biệt lưu ý, mẫu thẻ kho phải dựa theo mẫu chuẩn được quy định bởi bộ Tài chính. Nếu doanh nghiệp của bạn áp dụng phương pháp quản lý kho hàng này một cách hiệu quả, nghiêm chỉnh thì nó sẽ đem lại nhiều lợi ích hơn trong quá trình kiểm soát, thống kê, quản lý hàng hóa một cách hiệu quả và tối ưu hơn đồng thời giúp chủ doanh nghiệp nắm bắt được rõ hơn tình hình bán hàng và số lượng tồn kho để từ đó đề ra được những chiến lược kinh doanh sao cho phù hợp nhất.
Hi vọng bài viết hữu ích với các bạn giúp các bạn lựa chọn được một phương pháp quản lý kho hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn muốn có một phần mềm quản lý kho chuyên dụng hơn và đáp ứng được mọi nhu cầu của doanh nghiệp mình thì có thể tham khảo đến dịch vụ thiết kế phần mềm theo yêu cầu của những công ty lập trình chuyên nghiệp, họ sẽ cung cấp đầy đủ tính năng và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của công ty bạn.
