Nhắc đến giải pháp chuyển đổi số cho giáo dục và doanh nghiệp, phần lớn người ta nghĩ ngay đến việc chọn đúng phần mềm. Thế nhưng qua nhiều dự án thực tế, chúng tôi nhận ra một điều khác. Công nghệ hiếm khi là lý do khiến kế hoạch thất bại. Phần lớn vấn đề nằm ở con người đứng sau việc vận hành công nghệ đó.
Cách đây không lâu, chúng tôi được mời hỗ trợ một trung tâm đào tạo vừa đầu tư vào hệ thống quản lý học viên trực tuyến. Ban lãnh đạo kỳ vọng sau vài tháng, mọi quy trình sẽ gọn gàng hơn. Nhưng sau nửa năm, hệ thống chỉ được dùng cho một phần nhỏ công việc. Nhân viên vẫn ghi sổ tay. Giáo viên vẫn nhắn tin cá nhân để trao đổi với phụ huynh. Dữ liệu chỉ được nhập khi có người đến kiểm tra.
Khi ngồi lại với từng bộ phận, chúng tôi nhận ra một điều rất đơn giản. Không ai thấy hệ thống mới giúp ích gì cho công việc hằng ngày của mình. Họ không ghét công nghệ. Họ chỉ chưa thấy lợi ích nằm ở đâu.
Mua phần mềm xong chưa có nghĩa là đã chuyển đổi thành công
Nhiều doanh nghiệp xem chuyển đổi số như một khoản mua sắm thiết bị. Ngân sách thường dồn vào giấy phép, hạ tầng máy chủ và phí thuê đơn vị xây dựng hệ thống. Khi cần cắt giảm, phần đào tạo thường bị đẩy xuống cuối danh sách.
Lý do là nó không tạo ra một hóa đơn rõ ràng để đưa vào báo cáo tài chính. Tuy nhiên, cái giá của sự tiết kiệm này thường xuất hiện muộn hơn nhiều so với dự tính.
Hệ quả là nhân viên biết hệ thống tồn tại, nhưng chưa đủ thành thạo để tin tưởng nó. Khi deadline dồn dập, họ quay về cách làm cũ, vì đó là điều họ làm chắc tay nhất. Chúng tôi gọi hiện tượng này là vòng lặp quen tay. Vòng lặp này khiến dự án dậm chân tại chỗ, dù trên giấy tờ mọi thứ vẫn ghi nhận là đã hoàn thành.
Làm sao để giáo viên và nhân viên lâu năm chịu thay đổi
Với những người đã gắn bó nhiều năm, thay đổi quy trình là việc không dễ chịu. Có người cảm thấy bị đánh giá thấp về năng lực. Có người lo vị trí của mình sẽ bị thay thế. Một thông báo hành chính gần như không đem lại kết quả.
Cách hiệu quả hơn là để những người cởi mở với công nghệ dùng thử trước. Sau đó, chính họ sẽ hướng dẫn lại đồng nghiệp. Một giáo viên nói với đồng nghiệp rằng “cái này chị hay dùng để chấm bài, em thử xem có tiện không” thường dễ được tiếp nhận hơn nhiều so với tài liệu hướng dẫn dày bốn mươi trang.
Trong vài tuần đầu, việc lắng nghe phản hồi và điều chỉnh quy trình theo góp ý thực tế cũng giúp giảm đáng kể sự phản kháng ngầm. Người dùng thấy ý kiến của mình có tác dụng, và họ sẵn lòng đi tiếp cùng hệ thống.
Những dấu hiệu cho thấy vấn đề nằm ở con người
Có vài tín hiệu khá rõ để nhận ra chuyển đổi số đang gặp trục trặc ở khâu nhân sự:
- Hệ thống cũ và hệ thống mới cùng tồn tại song song, và không ai dám ngừng hẳn cách làm cũ.
- Báo cáo từ hệ thống mới được xuất đều đặn, nhưng cuộc họp quyết định vẫn dựa trên file Excel do từng người tự làm.
Khi thấy những dấu hiệu này, đừng vội kết luận công nghệ đã chọn sai. Hãy xem lại kế hoạch triển khai và kiểm tra xem phần mềm có thực sự phù hợp với nhu cầu từng bộ phận hay không. Nếu bạn đang cân nhắc cách chọn công cụ cho từng dự án, bài viết về phần mềm, công cụ số và ứng dụng công nghệ cho dự án sẽ cho bạn cái nhìn tổng quan về các tiêu chí cần cân nhắc. Bạn cũng có thể đối chiếu thêm với nguồn tham khảo về khái niệm chuyển đổi số để hiểu rõ hơn phạm vi của nó.
Bên cạnh đào tạo, việc tổ chức lại quy trình làm việc cũng quan trọng không kém. Một công cụ mới chỉ phát huy tác dụng khi luồng công việc được thiết kế lại xung quanh nó. Ở góc độ marketing, chúng tôi từng chia sẻ về cách ứng dụng AI cho phòng marketing, bắt đầu từ việc xây dựng pipeline dữ liệu sạch. Nếu dữ liệu đầu vào lộn xộn, công nghệ tốt đến đâu cũng khó mang lại giá trị. Với đội ngũ bán hàng, logic này cũng tương tự, bạn có thể tham khảo bài ứng dụng AI cho phòng sale nhìn từ góc độ hệ thống và dữ liệu.
Chuẩn bị nhân sự trước khi khởi động dự án
Trước khi triển khai bất kỳ dự án nào, đội ngũ chúng tôi thường thực hiện các bước chuẩn bị sau:
- Đánh giá mức độ sẵn sàng của từng bộ phận, dựa trên những người trực tiếp thao tác hằng ngày thay vì chỉ dựa trên cấp quản lý.
- Chọn người hướng dẫn nội bộ có uy tín với đồng nghiệp, thường quan trọng hơn người giỏi kỹ thuật nhất.
- Soạn tài liệu đào tạo ngắn gọn bám sát tình huống công việc thật, trả lời đúng câu hỏi “làm thế nào để xử lý đơn hàng hôm nay”.
- Lên lịch thu thập phản hồi định kỳ trong những tuần đầu, điều chỉnh quy trình và thông báo rõ những thay đổi đó.
Chuyển đổi số không nên được xem như một dự án có ngày kết thúc. Quy mô hoạt động thay đổi, nhân sự mới gia nhập, và quy trình cũng cần cập nhật theo thời gian. Doanh nghiệp nào coi đó là một hành trình liên tục, định kỳ rà soát mức độ sử dụng và bổ sung đào tạo, thường khai thác được nhiều giá trị hơn từ khoản đầu tư công nghệ. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách chọn đơn vị đồng hành phù hợp cho các bước này, hãy tham khảo checklist chọn công ty ứng dụng AI cho doanh nghiệp.
Chuyển đổi số là câu chuyện của con người trước tiên, rồi mới đến công nghệ. Khi nhân sự được chuẩn bị kỹ, phần mềm mới thực sự trở thành công cụ phục vụ công việc hằng ngày. Đó cũng là điều chúng tôi mong muốn mỗi doanh nghiệp và cơ sở giáo dục đạt được khi bắt đầu hành trình của mình.
