Hiện nay, sử dụng máy photocopy đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động của hầu hết các công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc mua máy photo phù hợp với công việc không phải là điều đơn giản. Trong bài viết sau, hãy cùng Castcraft Software tìm hiểu về những điều cần chú ý khi mua máy photocopy.
Một số yếu tố bạn cần biết trước khi mua máy photocopy
Khối lượng in
Khối lượng in của máy photocopy là số lượng bản in tối đa mà máy có thể in được trong một tháng hoặc một chu kỳ in. Nắm được điều này, bạn có thể ước tính lượng bản sao trung bình cần in trong một tháng. Từ đó lựa chọn loại máy đáp ứng nhu cầu mà không cần thay mực in thường xuyên. Để ghi lại số trang được in mỗi tuần, hãy sử dụng đồng hồ của máy để ước tính số lượng trang in.
Quản lý giấy in
Giấy in cũng ảnh hưởng đến việc lựa chọn loại máy photocopy phù hợp. Một loại máy photocopy cơ bản có thể không in được các khổ giấy lớn như A0, A1,… Vì vậy, bạn cần xem xét tần suất in các trang giấy lớn để lựa chọn loại máy phù hợp với nhu cầu sử dụng.
Một số yếu tố bạn cần biết trước khi mua máy photocopy
Hiệu suất điện năng
Trước khi mua máy photocopy, bạn nên tìm hiểu về hiệu suất điện năng của máy. Việc này nhằm đảm bảo máy sẽ không tiêu tốn quá nhiều điện năng và giảm thiểu chi phí vận hành. Nếu máy tiêu thụ quá nhiều điện năng, không chỉ tăng chi phí điện mà còn gây ảnh hưởng đến môi trường. Đồng thời là nguyên nhân làm gia tăng nhiệt độ trong văn phòng.
Tốc độ in
Tốc độ copy (CPM – Copy Per Minute) cũng là vấn đề mà bạn cần quan tâm. Ví dụ: 25 CPM có nghĩa là 25 trang A4/phút. Tốc độ in đánh giá khả năng sao chụp và in ấn của máy photocopy. Đồng thời yếu tố này cũng ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc.
Máy có tốc độ in nhanh vừa giúp tiết kiệm thời gian vừa tăng hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, cần cân nhắc lựa chọn máy có tốc độ in phù hợp đáp ứng nhu cầu sử dụng và ngân sách của mỗi doanh nghiệp.
Nếu văn phòng có số lượng nhân viên dưới 10 người, bạn nên chọn máy có tốc độ sao in từ 30 – 40 trang/phút. Với văn phòng có từ 10 – 50 người, hãy chọn máy photocopy có tốc độ khoảng 40 – 50 trang/phút. Trong trường hợp văn phòng bạn có nhiều hơn 50 nhân viên, bạn nên ưu tiên chọn máy photocopy có tốc độ sao in công nghiệp, lớn hơn 60 trang/phút.
Hiện nay, nhiều loại máy ra đời cung cấp tốc độ in nhanh nhưng vẫn đảm bảo chất lượng. Bạn có thể tùy chọn in trên cả hai mặt giấy, đối chiếu các trang, thay đổi tỷ lệ và ghim các trang với nhau.
Các tính năng đi kèm
Trước khi mua máy photocopy, việc tìm hiểu các tính năng khác như scan, fax, in hai mặt,… là rất quan trọng. Điều này giúp người dùng có thể sử dụng máy một cách đa năng và tiện lợi hơn.
Ví dụ, tính năng scan cho phép người dùng quét ảnh hoặc tài liệu và lưu trữ chúng vào máy tính hoặc USB, tiết kiệm thời gian và công sức so với việc sao chụp từng trang một. Tính năng fax cũng rất hữu ích trong việc gửi và nhận fax trực tiếp từ máy photocopy mà không cần phải sử dụng máy fax riêng biệt.
Ngoài ra, tính năng in hai mặt cũng giúp tiết kiệm chi phí giấy và thời gian in ấn. Nhờ những tính năng trên sẽ giúp tối ưu hóa thời gian của người dùng và tăng hiệu quả công việc.
Kinh nghiệm khi mua máy photocopy chất lượng
Để lựa chọn được sản phẩm phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình, dưới đây là một số kinh nghiệm mua máy photo mà bạn có thể tham khảo:
Xác định nhu cầu sử dụng
Trước khi mua máy photocopy, bạn nên xác định rõ nhu cầu sử dụng của mình. Ví dụ như số lượng bản sao cần in, chức năng in màu hoặc đen trắng, tốc độ in, chất lượng in, tính năng đặc biệt,… Bằng cách này, bạn có thể chọn được máy photocopy phù hợp, giúp tiết kiệm phần lớn chi phí.
Xác định nhu cầu sử dụng trước khi mua máy photocopy
Lên kế hoạch sử dụng và chi phí mua máy photocopy
Bằng cách lên kế hoạch sử dụng, bạn có thể đưa ra những yêu cầu và tiêu chuẩn cụ thể cho máy photocopy. Ví dụ như kích thước giấy, tốc độ in, khả năng in 2 mặt, quản lý giấy, tính năng scan hay fax,…
Từ đó giúp tìm kiếm và lựa chọn được máy photocopy phù hợp. Ngoài ra, việc này còn giúp bạn tính toán được chi phí đầu tư, chi phí vận hành, bảo trì, sửa chữa và thay thế linh kiện cần thiết cho máy trong quá trình sử dụng. Đảm bảo bạn có một quyết định mua sắm thông minh và tiết kiệm chi phí.
Kiểm tra công suất, giá cả và loại máy
Khi mua máy photocopy, bạn cần tính toán, xác định nhu cầu sao chụp hàng tháng của công ty để lựa chọn loại máy có công suất in phù hợp. Mỗi loại máy sẽ có đặc điểm và tính năng khác nhau. Bạn cần căn cứ vào kế hoạch sử dụng để chọn loại máy đáp ứng nhu cầu công việc.
Thêm vào đó, việc tìm hiểu mức giá bán máy photocopy cũng rất quan trọng. Bởi điều này ảnh hưởng trực tiếp đến ngân sách và kế hoạch sử dụng máy. Nếu không tìm hiểu kỹ về giá cả, có thể mua phải sản phẩm quá đắt so với mặt bằng chung hoặc quá rẻ không đảm bảo chất lượng. Ngoài ra, việc so sánh giá cả giữa các nhà cung cấp khác nhau cũng giúp bạn lựa chọn được sản phẩm có giá phù hợp và cạnh tranh hơn.
Tìm hiểu về sản phẩm cũng như chức năng của máy
Việc tìm hiểu về sản phẩm cũng như chức năng của máy photocopy sẽ giúp bạn đánh giá được tính năng và hiệu suất của máy. Các tính năng cơ bản của máy như tốc độ in, scan, kích thước giấy, khối lượng in, hiệu suất điện năng, in trực tiếp từ USB, in không dây… sẽ góp phần giúp tối ưu hóa thời gian và tăng hiệu suất công việc.
Những dòng máy photocopy được ưa chuộng nhất hiện nay
Hiện nay, có nhiều dòng máy photocopy được ưa chuộng trên thị trường. Các loại máy này có nhiều tính năng đa dạng và giá cả khác nhau. Sau đây là một số dòng máy photocopy được đánh giá cao:
Máy photocopy Canon
Máy photocopy Canon đến từ Nhật Bản là một trong những thương hiệu được ưa chuộng và tin dùng. Chất lượng in ấn đạt chuẩn, bền bỉ và đáng tin cậy. Thêm vào đó, máy có nhiều tính năng tiện ích như in 2 mặt, scan và fax giúp tăng năng suất làm việc. Ngoài ra, máy được thiết kế đẹp mắt, tiết kiệm không gian và có độ ổn định cao. Từ đó giảm thiểu tình trạng hỏng hóc và chi phí bảo trì.
Một số loại máy photocopy được ưa chuộng hiện nay
Máy photo Konica Minolta
Có xuất xứ từ Nhật Bản, máy photocopy Konica Minolta đã chinh phục các thị trường khó tính bởi nhiều ưu điểm nổi bật. Đặc biệt, nếu bạn muốn nâng cấp hoặc thay đổi kiểu máy cũng không lo vấn để sử dụng. Bởi tất cả máy của hãng Konica Minolta đều hoạt động với nền tảng riêng của công ty Bizhub.
Máy photo Ricoh
Máy photocopy Ricoh là một trong những dòng máy nổi tiếng trong lĩnh vực photocopy. Sản phẩm của thương hiệu này thường được đánh giá cao về độ bền và chất lượng. Điểm nổi bật nhất của dòng máy này phải kể đến là công suất in khổng lồ và tốc độ in ấn tượng. Do đó, máy photocopy Ricoh luôn được các doanh nghiệp, tập đoàn lớn ưa chuộng, đồng thời đây cũng chính là dòng máy luôn được nằm trong danh sách sản phẩm của nhiều đơn vị kinh doanh máy photocopy.
Trên đây là những chú ý khi mua máy photocopy mà bạn không nên bỏ qua. Việc sở hữu chiếc máy phù hợp với nhu cầu sử dụng là điều rất quan trọng, bởi nó giúp tiết kiệm thời gian, giảm chi phí và tăng hiệu quả làm việc. Hy vọng thông tin trên sẽ giúp ích cho các bạn trong việc chọn mua loại máy photocopy phù hợp.
